O primeiro passo para o sucesso de um projeto
Stakeholders são indivíduos ou organizações que compõem o grupo de partes interessadas num projeto ou que podem ser afetados pelas atividades ou por seu resultado, podendo influenciar de forma positiva ou negativa.
Os Stakeholders podem ser internos, tais como: a gerência, os empregados, os administradores, os clientes internos, etc., ou externos, como: fornecedores, investidores, grupos da comunidade, órgãos reguladores e organizações do governo. Eles têm papel ativo no desenvolvimento e/ou na utilização do produto final e possuem o conhecimento necessário a criação desde produto.
Durante o ciclo de vida do projeto, o grau de influência e autoridade das partes interessadas podem variar, dependendo da fase que esteja e, em geral, sua atuação é mais acentuada nas fases definição e planejamento.
1. Abordagem no Gerenciamento de Stakeholders
A maioria das organizações que empreendem novos projetos, independentemente do motivo, aborda os stakeholders de forma incompleta, concentrando suas preocupações nos envolvidos mais imediatos como, por exemplo, usuários, patrocinadores e equipe do projeto. Com o passar do tempo, percebeu-se que essa limitação era fator muito importante no sucesso ou fracasso do projeto e o conceito foi ampliado para abranger mais partes interessadas externas à organização como órgãos governamentais, reguladores e a sociedade civil.
Conforme vamos ampliando nossa consciência em relação aos impactos que um projeto pode ter sobre a realidade em que vivemos, cresce a importância de haver uma metodologia de abordagem para com cada uma das partes que irão ser influenciadas pelo trabalho do projeto e pelo produto gerado a partir desse trabalho.
Cada novo conhecimento requisitado pelo planejamento do projeto implica no envolvimento de um novo stakeholder e esta nova parte necessita ter seus anseios, suas necessidades e restrições compreendidas e incorporadas ao planejamento do projeto como um todo. De outra forma, o projeto não terá o resultado esperado, mas isso não significa que apenas o bom gerenciamento dos stakeholders poderá garantir o sucesso ou fracasso do projeto.
Portanto é importante que o gerente de projetos conheça detalhadamente os stakeholders. Para minimizar uma possível falta de entendimento, é importante que seja feita uma rodada de entrevistas com todos os stakeholders do projeto. Situações podem não permitir que todos sejam entrevistados, então os mais influentes devem ser priorizados. Perguntas que podem ajudar na montagem do plano de gerenciamento de stakeholders:
- Como você vê sua participação no projeto?
- O que você deseja que seja feito durante o projeto?
- Que tipo de informação quer receber, com que freqüência e de que forma?
- Existe algum item que considere importante e que ainda não tenha sido abordado?
1.1 Classificação dos stakeholders
Sabendo da natureza diferenciada de cada uma dessas partes componentes do projeto, precisamos definir diferentes estratégias de abordagem para cada uma delas. Primeiramente, precisamos definir os stakeholders-chave em um projeto:
Equipe do projeto: técnicos e conhecedores do negócio unem seus conhecimentos para definição e construção de um produto.
Usuários: quem vai efetivamente utilizar o produto do projeto.Sua contribuição é fator decisivo no sucesso ou fracasso do produto final de um projeto. Deve-se levar em consideração suas necessidades e suas relações com o meio em que se encontram e no qual irão utilizar o produto.
Sponsor: tem o comprometimento organizacional num projeto. Precisa ter grande influência na organização e auxilia o gerente de projetos quando decisões fora de sua alçada precisam ser tomadas. A Mobilização de pessoal-chave, resolução de conflitos e a estrutura organizacional do projeto são algumas de suas atribuições. Os sponsors são muito requisitados nas fases iniciais do projeto, mais especificamente definição e planejamento do mesmo.
Consultores especializados: não fazem parte da equipe do projeto, mas detêm conhecimento técnico ou de negócio que vai influenciar no planejamento, execução e controle do projeto.
Influenciadores: auditorias, legislação, sociedade, órgãos reguladores são alguns dos stakeholders que podem influenciar no projeto.
Financiadores: responsáveis pelo sucesso do projeto. Dão suporte e apresentam restrições ao gerente e sua equipe.
Clientes: apesar de não terem responsabilidade sobre a execução do projeto, tem grande interesse no produto final gerado pelo mesmo.
Gerente do projeto: responsável pela orquestração do projeto, especialmente pelo dia-a-dia do planejamento e por sua execução e controle.
Outros exemplos de stakeholders:
· Gerência Executiva;
· Outros projetos;
· Sindicatos;
· Associações;
· Família;
· Gerações futuras.
A figura a seguir mostra as principais partes interessadas em um projeto:
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Figura 2 – Partes interessadas de um projeto |
Depois disso, é importante descobrir qual é a importância e o interesse de cada um deles no projeto. Uma sugestão para isso é a criação de uma tabela onde serão mapeados todos os stakeholders de acordo com o nível de impacto em cada um deles:
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Tabela 1 – Classificação dos stakeholders do projeto |
1.2 Definição da abordagem
O mapeamento anterior vai nos ajudar a definir, de acordo com o grau de influência de cada um dos stakeholders, qual a melhor forma de abordá-los sempre tendo como linha guia o sucesso do projeto. Estaremos considerando que o sucesso do projeto de que aqui falamos representa o objetivo definido pela alta gerência da empresa durante seu planejamento estratégico traduzido em ação.
Para isso, vamos utilizar um gráfico de interesse X importância, onde cada quadrante indica a forma de atuação.
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Figura 1 – Grau de Importância X Interesse no Projeto |
2. Definição do trabalho dos stakeholders
Cada parte interessada tem um trabalho a desempenhar em um projeto. A definição do escopo deve levar em consideração todas as partes integrantes e o trabalho que cabe a cada uma delas a fim de se conhecer toda a extensão do trabalho do projeto.
Conhecendo a dinâmica de influências de cada uma dessas partes, podemos traçar um plano de trabalho incluindo as atividades a serem executadas, responsável e prazo para execução. Essas atividades farão parte do cronograma do projeto e precisarão ser controladas, realimentadas e corrigidas quando necessário.
3. Comunicação com stakeholders
Influenciado pela diversidade nos vários tipos de stakeholders envolvidos em um projeto, um plano de comunicação deverá ser desenvolvido indicando como, com que periodicidade, tipo e nível de informação deverá ser comunicado o projeto.
Esse plano deverá ser desenvolvido nas fases iniciais do projeto e deverá assegurar a maximização da utilização das influências de cada stakeholder no momento certo. Para isso, é necessário realizar uma divisão dos stakeholders com necessidades de comunicação semelhantes e isso pode se desdobrar em 3 partes:
Obrigatórias: geralmente estas incluem relatórios de andamento (Status) do projeto, exigências jurídicas, relatórios financeiros, etc. Essas informações são levadas aos receptores.
Informativas: Estas são informações que as pessoas querem saber ou que elas podem precisar em suas atividades. Essas informações são normalmente disponibilizadas por escrito, mas requerem que as pessoas tomem a iniciativa de buscá-las.
Marketing: Esta comunicação é projetada para promover o comprometimento, o entusiasmo sobre o projeto e os deliverables do projeto. Esse tipo de informação é levado às pessoas apropriadas. Para os projetos que requeiram mudanças de cultura da organização ou de hábitos de trabalho, você também poderá criar e divulgar uma marca ao projeto.
4. Conclusões
As relações dos stakeholders com o meio em que se encontram podem influenciar um projeto de várias maneiras. É importante entender essas relações e como tirar o melhor de cada uma para a condução ótima do projeto.
Essas relações nos levam a adentrar no mundo das comunicações, em seus vários modos e os diferentes níveis. Não nos é possível falar de gerenciamento de stakeholders sem nos remeter aos conceitos-chave da comunicação, sem perceber a necessidade de construir um plano de comunicações eficiente e que promova a melhor utilização destes recursos.
As estatísticas nos mostram que a boa comunicação em um projeto requer aproximadamente 90% do tempo do gerente de projetos. Se comunicar é indispensável para a abordagem a stakeholders, consideramos que o bom gerenciamento dos interessados é um ponto de suma importância para o sucesso do projeto, em qualquer contexto.
Referências Bibliográficas
- VEM CONCURSOS – acessado em 22/06/2007.
- FGV – IDENTIFICANDO E CATEGORIZANDO STAKEHOLDERS EM UMA INSTITUIÇÃO FINANCEIRA - acessado em 22/06/2007.
- MYLIUS E MARODIN – A FIGURA DE UM STAKEHOLDER EM UM PROJETO - acessado em 22/06/2007.
- BLOG TENSTEP – acessado em 22/06/2007.
- WIKIPÉDIA - acessado em 22/06/2007.
- GALEATO, RODRIGO – Stakeholders e sua importância no projeto(2007) - acessado em 22/06/2007.
- PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMBOK ® 2004 – 3ª EDIÇÃO
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