Uma visão geral do gerenciamento de projetos

Como havia dito no artigo anterior, empreender é inerente ao ser humano, a cultura de todos os povos que existem ou já existiram no nosso planeta. Com o passar do tempo, tudo que fazemos é aprimorado e com o gerenciamento de projetos não é diferente.

Muitas iniciativas de estudiosos do tema fizeram com que a literatura a respeito da gerência de projetos se tornasse bastante vasta, as técnicas evoluíram e atualmente existem organizações que provêem modelos e formas de se gerenciar projetos consagradas em todo o mundo, como o PMI (Project Management Institute), IPMA (International Project Management Association) e a PRMIA (Professional Risk Management International Association), por exemplo.

Todos esses modelos diferem em alguns pontos, mas no geral eles objetivam a mesma coisa: gerenciar projetos de forma organizada, realista e que permita o acúmulo de informações estruturadas para proporcionar aprendizado e evolução contínua.

Estima-se que US$ 10 trilhões são gastos anualmente ao redor do mundo em projetos (o equivalente a 25% do PIB Mundial) e 16,5 milhões de profissionais estão diretamente ligados com o gerenciamento de projetos. (Fonte: PMI)

Estes números nos mostram que o gerenciamento de projetos está se tornando cada vez mais importante para o mundo corporativo e hoje em dia já é um diferencial competitivo para as empresas. Isso pode se observar nos setores onde essa competição é mais acirrada, como o mercado de Telecomunicações.

Mas como estamos gerenciando projetos?

Existem diferenças de maturidade entre as diversas áreas de negócios do mercado. Se formos tomar TI, por exemplo, veremos que ainda estamos engatinhando se comparados com a construção civil, que já emprega conceitos similares aos do PMI há mais de 50 anos. Isso não confirma que a construção civil acerta em todos os projetos que empreende, mas indica pelo menos que projetos de construção civil são gerenciados de forma mais madura.

Projetos podem dar errado?

A resposta é sim. E a verdade é que muitos projetos dão errado atualmente. Ainda estamos muito imaturos no gerenciamento de projetos. Algumas estatísticas para embasar estas afirmações:

• 45% dão errado dos projetos não utilizam ou utilizam de forma incorreta as melhores práticas de gerência de projetos;
• 33% dão errado dos projetos não possuem um comprometimento sério das partes envolvidas (Stakeholders*) no projeto;
• 22% por outros motivos.

Dentro da primeira estatística, listo aqui alguns pontos interessantes:

• Metas e objetivos mal definidos ou mal compreendidos pela equipe do projeto;
• Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
• Planejamento do projeto baseado em informações insuficientes, inadequadas ou inconsistentes;
• Estimativas de custo e prazo aferidos sem nenhuma metodologia, utilizando apenas o que chamamos de “feeling”;
• Os objetivos do projeto e seus produtos finais mal definidos;
• Falta de uma comunicação efetiva, propagação de informações que prejudicam o projeto, falta de informação no tempo certo;

Na realidade, existem vários razões para um projeto dar errado. E é por isso que precisamos cada vez mais evoluir as técnicas existentes, mas precisamos utilizar as que já existem da forma mais eficiente.

E o que significa “O projeto deu errado”?

Conceitualmente falando, o projeto deu errado porque não aconteceu da forma como foi planejado. É claro que o projeto sofre replanejamentos. O ambiente externo (política, economia) muda a toda hora; fatores como a globalização transformam um projeto do dia para a noite e é preciso estar preparado para essas interferências. Como diz um professor meu “A única coisa que não muda em um projeto é o fato de que o projeto sempre muda”. Mas a alteração deve ser planejada e, se não for feito com bastante critério, vai gerar problemas sérios para o projeto. Quando a parte de gerência de escopo for abordada mais a fundo, vou expor algumas técnicas para minimizar problemas e conduzir as mudanças da melhor forma.

Para planejarmos bem um projeto, seja na definição do trabalho a ser executado ou na mudança de uma atividade já definida, precisamos levar em consideração, no mínimo, três importantes visões do gerenciamento de projetos: custo, tempo e escopo.

No próximo artigo, vamos falar a respeito dessas visões e como a alteração em uma delas pode afetar as outras duas. Vamos falar também de como a cultura organizacional pode influenciar no gerenciamento de projetos de uma empresa.

Um abraço e até lá!
* Stakeholders: partes interessadas no projeto. Será melhor explicado no gerenciamento de escopo.
Fonte: PMI ®